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7 errores que evitar en el registro de la jornada laboral

Desde el pasado mes de mayo todas las empresas sin excepción tienen la obligación de registrar la jornada laboral de sus trabajadores. La aplicación de la norma ha generado confusión entre las empresas y no todas saben cómo aplicarla correctamente. Las inspecciones ya han empezado y con ellas las sanciones, que pueden llegar a los 187.515 euros.

Hay errores aparentemente sin importancia pero que incumplen algún aspecto de la norma y por tanto sancionables. La mejor opción es automatizar el registro de la jornada laboral, ya que de esta manera no hay lugar al error humano para que todo quede registrado en tiempo real. Esos errores más comunes son:

  • Descontar periodos de descanso y pausas sin haberlas reflejado. La normativa no exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas en la jornada. Sin embargo, si no se contemplan no se podrán descontar del cómputo total de horas trabajadas del mes.
  • Informes con el cómputo de horas trabajadas poco claros o confusos. Es conveniente que el método utilizado ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo.
  • Se cumple con la normativa una vez entregados los registros. La normativa exige que los registros se conserven durante 4 años. Por ello se recomienda utilizar un soporte digital, otros como el papel son susceptibles de pérdidas, robos o destrucción, a lo que se suma el espacio de almacenaje.
  • No facilitar los informes con el cómputo total de horas trabajadas a los empleados cuando estos lo solicitan. Estos informes deben “permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”. Además, se debe poder acceder a dichos registros en cualquier momento.
  • Delegar en las gestorías o empresas terceras el control de las horas. Los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.
  • Informes de registros con información incompleta. Aunque la normativa no especifica los campos que debe incluir el informe con el registro de las horas, los conceptos mínimos son: nombre de la empresa, nombre del trabajador, tipo de la jornada de trabajo recogida en el contrato de trabajo, detalle de las horas: laborales, ordinarias y complementarias, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo, firma del representante legal de la empresa y firma como “recibido” del trabajador. La información debe estar en un documento individual por trabajador y debe fiable y no modificable.
  • Las personas con movilidad no tienen que fichar. Aquellas personas con jornadas de Teletrabajo, trabajo en la sede de clientes, comerciales… también deben llevar un registro de sus horas trabajadas.

El sistema de control de fichaje biométrico resuelve eficientemente y de manera automática el desafío que supone para las empresas el registro de la jornada laboral del personal. Además permite crear grupos de trabajo en función de horarios o departamentos, asignación de periodos temporales, vacaciones o asignar horarios flexibles. En el caso de los trabajadores que realizan su actividad fuera del centro de trabajo o de sus oficinas, puede integrar un control de fichaje en remoto a través de un portal web o vía app móvil con geolocalización. Las opciones son personalizables y el sistema se puede integrar con las herramientas de gestión del negocio (ERP) y generar informes extraíbles, con estadísticas y gráficas personalizables.